Algemene voorwaarden


Artikel 1.

De Cultuurkapel St-Vincent, St-Antoniuskaai 10 te 9000 Gent, wordt beheerd door de vzw Cultuurkapel Sint-Vincent, (hierna afgekort : de vzw), volgens de overeenkomst d.d. 6.6.2000 tussen de vzw en het OCMW van Gent, eigenaar van bedoeld pand.

Artikel 2.

De Cultuurkapel Sint-Vincent kan ter beschikking gesteld worden van derden. Zij wordt gedurende 12 kalenderdagen per jaar prioritair en kosteloos ter beschikking gesteld van het OCMW-Gent. De huur- en de gebruikstarieven worden vermeld in bijlage bij dit gebruikersreglement. Zij kunnen jaarlijks aangepast worden bij eenvoudige beslissing van de Raad van Beheer van de vzw.

Artikel 3

Huurders dienen zich te schikken naar het door de vzw vastgesteld gebruikersreglement.

Artikel 4. RESERVERINGS- EN BETALINGSMODALITEITEN.

1) Aanvragen voor het huren van de Cultuurkapel St-Vincent gebeuren online.
www.cultuurkapel.
2) Reserveringen kunnen niet langer dan één jaar op voorhand.
3) De vzw behoudt zich het recht voor om, zonder hieromtrent enige verantwoording te moeten afleggen, de verhuring van de Cultuurkapel St-Vincent te weigeren, resp. bepaalde activiteiten in de Cultuurkapel St-Vincent niet toe te staan.
4) De reservering wordt pas definitief na betaling van de waarborg, binnen de 14 dagen na ontvangst van de bevestigingsmail.
De storting van het integrale huurbedrag en de betaling van de waarborg dienen te gebeuren ten laatste één maand vóór de activiteit. Zoniet, kan de Cultuurkapel aan een andere gegadigde toegewezen worden.
Ingeval de aanvraag betrekking heeft op een activiteit die binnen de maand daaropvolgend georganiseerd wordt, dienen voormelde betalingen onmiddellijk te geschieden.
5) Telefonische reservaties en mondelinge afspraken hebben geen enkele waarde en zijn niet bindend voor de vzw.
6) De waarborg voor het gebruik van de Cultuurkapel St-Vincent bedraagt minimum 350 € en maximum 1250 €. De waarborg moet betaald worden binnen de 14 dagen na ontvangst van de bevestigingsmail, zoniet vervalt de aanvraag.
7) Het huurbedrag en de waarborg dienen gestort te worden op rekeningnummer van de de vzw Cultuurkapel St-Vincent, met zetel te Onderbergen 86 9000 Gent. Het IBAN-nummer is BE87 0910 00937794.

Artikel 5. Annulering

Behoudens geval van overmacht in hoofde van de (kandidaat-) huurder, dat als dusdanig door de vzw wordt aanvaard, gelden inzake annulering volgende bepalingen :
1) Indien de organisator het voorschot niet betaalt binnen de 14 dagen na ontvangst van de factuur, wordt de reservering geannuleerd.
2) Indien de organisator de geplande activiteit niet laat doorgaan wordt een annuleringsvergoeding van 50 procent of 100 procent van de genoemde gebruikersvergoeding aangerekend ngl. de annulering meer of minder dan één maand vóór de geplande activiteit geschiedt.
3) De kennisgeving van de annulering dient schriftelijk en aangetekend te gebeuren. Enkel de postdatum van de aangetekende zending is bepalend voor het bedrag van de annuleringsvergoeding.
4) Een organisator die een contractueel vastgelegde activiteit afgelast zonder schriftelijke annulering, dient de volledige gebruikersvergoeding te betalen, vermeerderd met 124 € dossierkosten.
Bovendien zal met hem in de toekomst geen overeenkomst meer afgesloten worden betreffende het gebruik van de Cultuurkapel St-Vincent.
5) In geval van annulering verbindt de huurder er zich toe zijn doelgroep op de hoogte te brengen  van de annulering (via persmededeling, mailing,….) en uiterlijk één uur voor de aanvang van de activiteit in de Cultuurkapel St-Vincent aanwezig te zijn om personen die toch komen opdagen, op een gepaste wijze te onthalen en te informeren.
6) Indien de vzw door overmacht de Cultuurkapel St-Vincent niet ter beschikking kan stellen, zal hiervoor geen schadevergoeding kunnen geëist worden. Enkel het betaalde huurgeld wordt terugbetaald.

Artikel 6 WETTELIJKE VOORSCHRIFTEN

De vzw stelt aan de huurder enkel de lokalen van de Cultuurkapel St-Vincent ter beschikking. De tuin is openbaar domein. Gebruik ervan dient aangevraagd aan het Stadsbestuur. De huurder is verplicht alle wettelijke en reglementaire bepalingen die op hem als organisator rusten, na te leven. De huurder kan zijn verantwoordelijkheid niet op de vzw afwenden.
 

Artikel 7. VERANTWOORDELIJKHEID - AANSPRAKELIJKHEID - VERZEKERING

1) De huurder is zelf verantwoordelijk voor de activiteiten in de gehuurde infrastructuur. Deze activiteiten mogen niet in strijd zijn met de openbare orde en de goede zeden. Indien de activiteit in strijd is met de openbare orde of de goede zeden in het gedrang brengt, kan de huurovereenkomst te allen tijde worden verbroken en dit zonder enige schadeloosstelling. De gedane betalingen blijven definitief verworven. De niet gedane betalingen blijven door de huurder verschuldigd.
2) De huurder is verantwoordelijk voor de schade, die aangericht wordt aan het gebouw, de infrastructuur en het ter beschikking gesteld materiaal, zowel door hemzelf, door zijn medewerkers, door de door hem geëngageerde artiesten, kunstenaars, technici en hun gevolg, als door de deelnemers aan de door hem georganiseerde activiteit.
3) De huurder verklaart en erkent dat de infrastructuur en - in voorkomend geval - het materiaal dat ter beschikking wordt gesteld in prima staat verkeert bij aanvang van de activiteit.
Indien na de activiteit schade vastgesteld wordt, zal de huurder op het eerste verzoek van de vzw aanwezig zijn om tegensprekelijk de aard en omvang van de schade te bepalen. Indien de betrokkene niet aanwezig is, zullen aard en omvang van de schade door de vzw eenzijdig worden bepaald. Dergelijke eenzijdige vaststelling zal, op voorwaarde dat de huurder behoorlijk werd uitgenodigd, als bindend worden beschouwd.
4) Alle door de gebruikers veroorzaakte schade dient integraal vergoed te worden.
5) Indien de Cultuurkapel St-Vincent overdreven vuil wordt achtergelaten, zal een buitengewone schoonmaak aangerekend worden tegen de tarieven van het paritair comité van de schoonmaakbedrijven.
6) Bij verhuring voor een lange aaneensluitende periode, zorgt de huurder zelf voor onderhoud van de kapel. De vzw staat dan enkel in voor onderhoud van de inkomhall en het sanitairblok.
7) Met het oog op de verzekering van de burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid is door de vzw bij OMOB een polis afgesloten. De huurder is verplicht zich via deze polis te verzekeren. De premie is ten laste van de huurder-organisator.
8) Bij een tentoonstelling is de huurder verplicht de tentoongestelde voorwerpen te verzekeren en dit met een verzekeringspolis “alle risico’s” (d.w.z. alle risico’s voor brand, diefstal en / of beschadiging).
9) De vzw kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal of beschadiging van materiaal dat toebehoort aan de huurder of betrekking heeft op de activiteit die hij organiseert.

Artikel 8. ONEIGENLIJK GEBRUIK

1) Wie de Cultuurkapel St-Vincent aanvraagt moet dit doen in de hoedanigheid van of namens de organisator. Deze laatste mag de ter beschikking gestelde accommodaties niet laten gebruiken door derden.
2) Indien uit de feiten zou blijken dat de gegevens, die door de aanvrager bij de reservering worden verstrekt met betrekking tot de gebruiksfactor, onvolledig of niet juist waren, waardoor ten onrechte een geringere gebruiksvergoeding werd aangerekend, dan is de organisator verplicht binnen 14 dagen het resterende bedrag van de verschuldigde verbruiksvergoeding te betalen, vermeerderd met 124 € dossierkosten. Zoniet kan de vzw beslissen de Cultuurkapel St-Vincent in de toekomst niet meer te verhuren aan deze organisator.
3) Bewijsmateriaal omtrent de identiteit van de organisator kan gevraagd worden.

Artikel 9. INGEBRUIKNEMING

1) De Cultuurkapel St-Vincent wordt geopend en gesloten door de organisator of zijn aangesteld
2) De aard, de inhoud en de duur van de toegestane activiteit mogen niet afwijken van datgene waarvoor toelating werd verleend.
Indien dit wel het geval is, leidt zulks tot de onmiddellijke verbreking van het contract.
3) Het in gereedheid brengen van de gehuurde infrastructuur kan enkel tijdens het dagdeel, de dag(en), waarvoor de Cultuurkapel St-Vincent werd gehuurd.

Artikel 10. ONTRUIMING

1) De gebruiker verbindt er zich toe onmiddellijk na de activiteit de gebruikte infrastructuur te verlaten zoals hij ze heeft aangetroffen vóór de aanvang van de activiteit. (standaard opstelling = de stoelen en tafels stapelen op de daartoe voorziene plaats, nette en ordelijke staat).
Het door de huurder meegebrachte materiaal dient door hemzelf verwijderd en meegenomen te worden. Voor het klein afval (papier, karton en restfractie) wordt door de vzw een container ter beschikking gesteld van de huurder. Afvalglas dient evenwel door de huurder zelf meegenomen te worden.
2) Onmiddellijk na de activiteit, de voorstelling of na de laatste van een onderbroken reeks voorstellingen moeten kostuums, schermen, decorelementen, geluids- en lichtinstallaties en alle andere mogelijke voorwerpen die aan de huurder en/of aan de door hem geëngageerde kunstenaar(s), groep(en), artiest(en) toebehoren, worden verwijderd. Bij elke laattijdige ontruiming kan een forfaitaire toeslag van 50 € per kalenderdag aangerekend worden.
3) De vzw kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor achtergelaten voorwerpen.
4) Nadat ten spoedigste voldaan werd aan het in art. 11, 1) en 2) bepaalde, dient de huurder zo vlug mogelijk de sleutel van de Cultuurkapel St-Vincent terug te bezorgen aan de vzw.  De vzw bezorgt vervolgens de waarborg terug aan de huurder, behoudens in geval van schade.

Artikel 11. TECHNISCHE GEGEVENS

1) De huurder van de Cultuurkapel St-Vincent kan op eenvoudig verzoek een technische fiche bekomen van de door hem gereserveerde infrastructuur.
2) De technische fiche omvat :
- de precieze afmetingen van het lokaal
- de inventaris van het aanwezige materiaal en uitrusting 
- de gewone schikking van het aanwezige materiaal en uitrusting
- de gebruiksmodaliteiten
 

Artikel 12. CATERING

De Cultuurkapel St-Vincent kan gehuurd worden voor het organiseren van feestmaaltijden en recepties. In de Cultuurkapel St-Vincent mogen evenwel geen warme maaltijden bereid worden. De huurder mag geen apparatuur meebrengen of installeren om warme maaltijden te kunnen bereiden. De lijst van de hierbij bedoelde apparaten is opgenomen in de technische fiche, vermeld in art. 12 van onderhavig gebruikersreglement.
De organisator kan beroep doen op een traiteurdienst naar eigen keuze.
De huurder kan audiovisuele apparatuur huren bij de vzw, volgens tarieven in bijlage.

Artikel 13. VERBODSBEPALINGEN

Het is strikt verboden :
1. Te roken. Dit rookverbod geldt in alle lokalen van de Cultuurkapel St-Vincent.
2. Materieel en materialen, vreemd aan de Cultuurkapel St-Vincent, zonder toelating van de vzw binnen te brengen.
3. Materieel en materialen, van welke aard ook, in de Cultuurkapel St-Vincent op te bergen zonder toestemming van de vzw.
4. Wijzigingen aan te brengen in de verwarming of verlichting van de Cultuurkapel St-Vincent.
5. De Cultuurkapel St-Vincent te betreden met dieren.

Artikel 14. VEILIGHEIDSBEPALINGEN

1) De gebruiker mag geen groter aantal plaatsen bezetten of niet meer publiek toelaten dan het vooropgestelde maximum :
- voor concerten, toneelvoorstellingen, voordrachten, vergaderingen e.d. : max. 150 plaatsen
- voor feestmaaltijden : 100 plaatsen
Dit impliceert dat onder geen enkel beding losse stoelen, mogen worden bijgeplaatst of dat staanplaatsen toegestaan zijn.
2) Elk gebruik van rook, vuur, explosieven en munitie dient vooraf gemeld te worden. De vzw behoudt zich het recht voor om het gebruik daarvan te verbieden wanneer zij van oordeel is dat de veiligheid in gevaar kan gebracht worden.
3) De organisator dient er steeds op te letten dat de nooduitgang(en) word(t)(en) vrijgehouden en dat de voorzieningen inzake brandveiligheid gemakkelijk bereikbaar zijn.
4) Het blauwe poortje dient enkel als nooduitgang. De hoofdingang van de kapel is de glazeninkom. 

Artikel 15. BIJZONDERE BEPALINGEN

1) De toegang kan geweigerd worden aan :
- groepen waarvoor zich geen verantwoordelijke meldt
- personen die zich in kennelijke staat van dronkenschap bevinden
- personen onder de 16 jaar, tenzij zij vergezeld zijn van een meerderjarige verantwoordelijke
2) De organisator is verplicht ervoor te zorgen dat :
-al diegenen die van de Cultuurkapel St-Vincent gebruik maken, de gebruiksvoorwaarden stipt nakomen
- er voldoende toezicht uitgeoefend wordt, het publiek zich ordelijk gedraagt en de verbodsbepalingen worden nageleefd.
- gebruikers na 22 uur de tuin niet betreden- en aldus de nachtrust van de bewoners niet verstoren.
3) Indien de organisator zijn verplichtingen niet zou nakomen, heeft de vzw het recht de activiteit onmiddellijk stop te zetten en de organisator niet meer tot de accommodatie of bijhorende ruimten toe te laten zonder enig recht op schadevergoeding.
4) De toegang van het domein is via de grote blauwe poort (= schuttershof) aan de St-Antoniuskaai. De zwarte hekkens worden immers om 20 uur gesloten.

Artikel 16. BIJZONDERE HUURVOORWAARDEN

1) Een kalenderdag loopt van 8 uur tot tot 24 uur. Elk uur na middernacht moet bijkomend vergoed worden.
Een dagdeel is van 8 uur tot 13 uur , van 13 uur tot 18 uur of van 18 uur tot 24 uur.
De maximale verhuurtermijn van de Cultuurkapel St-Vincent bedraagt twee opeenvolgende weken (= 14 kalenderdagen), met maximaal 2 weekends.
De vzw kan hierop uitzonderingen toestaan.
2) Voor tentoonstellingen gelden volgende bepalingen :
De organisator zorgt zelf voor de opstelling en het toezicht alsook voor de publiciteit en een eventuele receptie naar aanleiding van de opening.
De organisator staat in voor de verzekering van de tentoongestelde voorwerpen / werken en dit met een verzekeringspolis “alle risico’s”, d.w.z. alle risico’s van brand, diefstal en beschadiging.
In geen geval kan de vzw verantwoordelijk gesteld worden voor eventuele beschadigingen, verlies of diefstal van de tentoongestelde kunstwerken of andere persoonlijke bezittingen die zich in de tentoonstellings- of bergruimte bevinden en dit zowel tijdens als buiten de openingsuren.
3) Voor toneelvoorstellingen en concerten zorgt de organisator zelf voor de opbouw resp. de afbraak van het podium, alsook voor de installatie en verwijdering van bijhorende uitrusting of accommodaties. (bv. piano, decor, speciale belichting of geluidsinstallatie).
De organisator staat zelf in voor de publiciteit en een eventuele receptie, naar aanleiding van de toneelvoorstelling of van het concert.
4) De huurder verbindt er zich uitdrukkelijk toe dat noch de activiteit, die hij organiseert, noch de deelnemers aan de activiteit, enige last bezorgen aan, resp. de nachtrust verstoren van de senioren, die in de naastliggende serviceflats van het OCMW gehuisvest zijn.